Καθε μέλος του 6ers.gr μπορεί να γράψει, να ενημερώσει και να διαδώσει ιδέες και πληροφορίες... 
Σάββατο, 20 Ιούνιος 2009 23:06
Στις δύσκολες ημέρες που ζούμε, οι επιχειρήσεις αναζητούν τρόπους ανάπτυξης που θα τους εξασφαλίσουν το σίγουρο επιθυμητό αποτέλεσμα σε δύο βασικούς άξονες.
Ο πρώτος συνδέεται με την αύξηση των πωλήσεών τους σε οποιοδήποτε χώρο όπου αυτές δρουν (βιομηχανία, εμπόριο ή παροχή υπηρεσιών) και ο δεύτερος με την εξασφάλιση του οικονομικού αποτελέσματος, δηλαδή μείωση εξόδων και αύξηση κερδών. Βεβαίως η βελτίωση της ποιότητας των προσφερόμενων προϊόντων (είτε πρόκειται για προϊόν είτε για υπηρεσία) δεν εκλείπει ως βασική προτεραιότητα. Στις ημέρες μας ισχύει όλο και περισσότερο εφόσον εξασφαλισθούν οι δύο προηγούμενοι στόχοι.
Η οποιαδήποτε δράση στην εφοδιαστική αλυσίδα που εκφράζεται μέσα από τις έννοιες αυτοματοποίηση, βελτιστοποίηση ή μείωση στις περισσότερες περιπτώσεις σημαίνει εφαρμογή συστημάτων και διαδικασιών. Η εφαρμογή των συστημάτων αυτόματης αναγνώρισης (εφαρμογή του Barcode και του RFID) ανήκει προφανώς στις δύο τελευταίες.
Τα κίνητρα με την εφαρμογή του αναπτυξιακού νόμου δίνουν τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις να έλθουν πιο κοντά στα συστήματα. Ο τελευταίος αναπτυξιακός νόμος -και σωστά- θεωρεί προϋπόθεση την εφαρμογή της τεχνολογίας. Με τη βοήθεια «των ξένων χρημάτων» και στο χρονικό πλαίσιο που ορίζεται από την Πολιτεία, τα κίνητρα και οι επιλογές για ανάπτυξη καλλιεργούν ακόμα περισσότερο την προσδοκία για την επίτευξη του στόχου που έχει τεθεί: εμπορικού, οικονομικού ή ποιοτικού. Είτε πρόκειται για οργανωμένες επιχειρήσεις που ήδη χρησιμοποιούν αυτοματισμούς στην εφοδιαστική αλυσίδα και επιθυμούν να αναβαθμίσουν τα συστήματά τους, είτε για επιχειρήσεις που τα Συστήματα Αυτόματης Αναγνώρισης (ή ανάγνωσης) θα είναι η πρώτη επαφή με την -σχετικά- νέα τεχνολογία, η προσδοκία πριν την εφαρμογή είναι μεγάλη.
«Μείωση στο τάδε σημείο...», «αύξηση στο δείνα...», «βελτίωση...», «ακρίβεια...», «on-line...» Συναντήσεις και «κόντρα» συναντήσεις, προσφορές από τις καλύτερες εταιρείες, παρουσιάσεις και «κόντρα» παρουσιάσεις, φερέλπιδες managers. Πουθενά φωνή για υποχρεώσεις, κανόνες, προϋποθέσεις και κόστος. Ολα μια χαρά! Προϋποθέσεις για την εφαρμογή των Συστημάτων Αυτόματης Αναγνώρισης Τελικά βρίσκεται στο δρόμο κάποιος ευσυνείδητος σύμβουλος ή κάποια εταιρεία που θέλει μεν να πουλήσει αλλά μπορεί να λέει τα πράγματα με το όνομά τους, που λέει «ναι μεν... αλλά» και μιλάει για ERP, κόστος αγοράς, συντήρηση, καθημερινές διαδικασίες, προϋποθέσεις, πιθανά προβλήματα κ.λπ.
Ως ειδικοί στην εφοδιαστική αλυσίδα «κοτσάρουμε» και ένα WMS διότι μετράει βαθμολογικά στον αναπτυξιακό και το prestige της επιχείρησης, κάνουμε και ένα business plan το οποίο είναι προσαρμοσμένο με τις καλύτερες προϋποθέσεις για την βιωσιμότητα της επένδυσης, στο τέλος συντάσσεται και η μελέτη λειτουργίας της αποθήκης που λίγοι καταλαβαίνουν, και ξεκινάμε... Αρχίζουν να καταφθάνουν τα συστήματα που θα φέρουν την πολυπόθητη οργάνωση.
- Σχηματίζονται οι ομάδες εργασίες.
- Μπαίνουν οι στόχοι.
- Καταρτίζεται το project plan και το χρονοδιάγραμμα.
- Μπαίνουν οι προτεραιότητες και ορίζονται οι αρμοδιότητες.
- Ορίζεται η ημερομηνία εκκίνησης.
Αντιμέτωποι με την πραγματικότητα - Ανώμαλες προσγειώσεις
Αρκετές επιχειρήσεις φτάνουν σε δυσάρεστες καταστάσεις από τη μη σωστή αξιολόγηση των Συστημάτων Αυτόματης Αναγνώρισης. Δεν είναι λίγες οι επιχειρήσεις που:
- αναγκάζονται να γυρίσουν στο προηγούμενο σύστημα, ή
- επένδυσαν αρκετά κεφάλαια και δεν είχαν τα προσδοκώμενα αποτελέσματα τελικά, ή
- κακώς εφάρμοσαν τα νέα συστήματα.
Ιδού πώς: Η εφαρμογή συστημάτων αυτόματης αναγνώρισης συχνά σημαίνει αλλαγή στην οργάνωση της κωδικοποίησης. Ο κωδικός του είδους που μέχρι πρότινος ήταν meaningful, τώρα πλέον είναι ένας «απλός κωδικός» που θα πρέπει όμως απαραίτητα να το γνωρίζει το σύστημα.
Το νέο σύστημα WMS που συνδέεται με το ERP και ανεβοκατεβάζει τα δεδομένα των ειδών, των πελατών, των προμηθευτών, των παραγγελιών, των τιμολογίων γνωρίζει μόνο από «ορθότητα της πληροφορίας». Στην αποθήκη πλέον τα εμπορεύματα δεν είναι τρίτος διάδρομος δεξιά πριν τη γωνία... αλλά στον κωδικό θέσης «01-14-3-0». Κεραίες. Κεραίες παντού. Ειδικός εξοπλισμός, Πουθενά χαρτί, όλα ηλεκτρονικά. Η δουλειά όμως τρέχει. Οι παραγγελίες δεν μπορούν να περιμένουν. Πέφτουν σαν χείμαρρος στην εταιρεία γιατί οι πωλητές έχουν ξαμοληθεί σε όλη την επικράτεια «κρατώντας το μαραφέτι (το Palmtop) που στέλνει τις παραγγελίες σε λιγότερο από 5 δευτερόλεπτα στα κεντρικά». Το παραγγελιόχαρτο είναι πλέον μνημείο. Οι πελάτες όμως δεν ξέρουν τι θα πει οργάνωση. Θέλουν τα εμπορεύματα στην ώρα τους. Οι παλαιοί πελάτες που κατανοούν, περιμένουν υπομονετικά την παραγγελία τους, το ράφι τους όμως ολοένα και αδειάζει.
Το νέο σύστημα δεν αναγνωρίζει πλέον τους πεπειραμένους αποθηκάριους που ήξεραν να κάνουν picking ώστε να εκτελέσουν την παραγγελία. Η παραγωγικότητα πέφτει. «Το νέο ηλεκτρονικό σύστημα δεν μπορεί να εκδώσει το δελτίο αποστολής αν δεν υπάρχει απόθεμα». «Γιατί δεν υπάρχει απόθεμα;». «Πληκτρολογήθηκε η παραλαβή;». «Ο κωδικός υπήρχε στο σύστημα;». «Πατήθηκε το κουμπάκι;». «Ανέβηκε η παραγγελία στο ERP;» είναι μόνο ένα δείγμα από τις προτάσεις που κυριαρχούν στον οργανισμό. Υλοποίηση λοιπόν! Κάτι το οποίο πολλοί αποφεύγουν και δεν έχουν και άδικο εδώ που τα λέμε...
Εχει ήδη αρχίσει η προσγείωση... «Τα πράγματα δεν είναι τόσο απλά, η οργάνωση τελικά έχει κόστος», σιγοψιθυρίζει ο επιχειρηματίας αλλά δεν τολμά να το πει δυνατά διότι τo σύστημα θα χαλαρώσει. Οι ημέρες περνούν, η απόφαση για την οργάνωση όμως είναι τελεσίδικη. Το ωράριο από 8-4 γίνεται 8-6 αλλά και 8-8 ή 8-10! Υπερωρίες; Ποιες υπερωρίες; Εδώ μιλάμε για μείωση κόστους και όχι για αύξηση... «Εγινε λάθος επιλογή και να γυρίσουμε στο προηγούμενο σύστημα;». ΟΧΙ βέβαια.... Μετά από λίγους μήνες υπάρχουν τα πρώτα θετικά σημάδια:
- Μειώθηκαν οι επιστροφές από τα λάθη!
- Η αποθήκη πλέον δε χρειάζεται ανθρώπους που θυμούνται τα πάντα αλλά μόνο χρήστες φιλικούς με την τεχνολογία.
- Το σύστημα γνωρίζει τα πάντα. Ακόμα και ποιος συσκεύασε την παραγγελία.
- Οι παραλαβές είναι θέμα πλέον λίγων λεπτών.
Επιχειρήσεις που χωρίς ώριμες δομές οργάνωσης έσπευσαν να εφαρμόσουν νέα συστήματα αυτόματης αναγνώρισης και δεν είχαν παράλληλα την πεποίθηση ότι είναι ο μονόδρομος προς τον αρχικό τους στόχο, απλά απέτυχαν.
Πότε Barcode και πότε RFID;
Μόνο εφόσον οι επιχειρήσεις γνωρίζουν σφαιρικά τα οφέλη που θα αποκομίσουν από τις δύο τεχνολογίες και μπορούν και αξιολογούν τις υποχρεώσεις τους, τότε και μόνον τότε θα μπορέσουν να μιλήσουν για σωστή επιλογή και επιτυχημένη εφαρμογή. Οι διευθύνοντες και οι επιχειρηματίες είναι πολύ σημαντικό να γνωρίζουν πότε πρέπει να χρησιμοποιήσουν Barcode και πότε RFID. Κύριοι παράγοντες για τη λήψη της απόφασής τους θα πρέπει να είναι:
- η αξία των διακινούμενων προϊόντων
- το πλήθος των κινήσεων (πωλήσεων - διακινήσεων)
- το περιβάλλον της επιχείρησης
- το συνολικό κόστος της επένδυσης.
Ιδιαίτερος λόγος βεβαίως θα πρέπει να γίνει και στις περιπτώσεις εφαρμογής του RFID για αναγνώριση ανθρώπων, στις επιχειρήσεις δηλαδή που η αυτόματη αναγνώριση σημαίνει πρόσβαση, δηλαδή ασφάλεια.
Δεν έχει έννοια να εφαρμοσθεί η τεχνολογία RFID εάν σε μια επιχείρηση δεν υπάρχει μεγάλο πλήθος κινήσεων ή διακινήσεων μέσα στην παραγωγή ή την αποθήκευση. Δεν υπάρχει λόγος να εφαρμοσθεί ένα τέτοιο σύστημα εάν ο προηγούμενος ή ο επόμενος κρίκος μέσα στην εφοδιαστική αλυσίδα (πελάτης ή προμηθευτής ή υποκατάστημα) δεν έχει αντίστοιχα συστήματα ή δομές ώστε να μπορεί να υποδεχθεί την τεχνολογία RFID.
Αντίθετα έχει έννοια όταν ένα λάθος, έστω και μικρό, κάτι που σε μια άλλη επιχείρηση θα μπορούσε να είναι μέσα στα αποδεκτά όρια του λάθους, μπορεί να επιφέρει ζημία. Οταν η αξία του διακινούμενου προϊόντος είναι υψηλή.
POS. Το μεγάλο ξεκαθάρισμα...
Πολύ συχνά και όταν δεν υπάρχει «κουλτούρα επιχείρησης»:
- γίνονται λάθη από τους προμηθευτές,
- γίνονται λάθος καταχωρίσεις των κωδικών,
- υπάρχουν παραλήψεις στη συνέχεια μετά την εφαρμογή.
Κάποιος δεν έκανε κάτι! Είναι πολύ σημαντικό να γίνει κατανοητό ότι πλέον «η νέα τάξη πραγμάτων» απαιτεί πειθαρχία. Οτι δηλαδή για να λειτουργήσουν σωστά τα συστήματα αυτόματης αναγνώρισης θα πρέπει να υπάρχει σωστή, έγκαιρη και συστηματική συντήρηση των πληροφοριών που διακινούνται ηλεκτρονικά. Οταν λαμβάνεται η απόφαση για ένα νέο κωδικό ή μεταβολή ή διαγραφή θα πρέπει πριν από τις διαδικασίες αγορών, παραλαβών και βεβαίως πριν πέσει η πρώτη παραγγελία να έχουν προηγηθεί οι ενημερώσεις των μηχανογραφικών συστημάτων σε οτιδήποτε αφορά το είδος. Θα πρέπει η αποθήκη να έχει φροντίσει να δημιουργήσει τη θέση συλλογής. Το τμήμα πωλήσεων σε συνεργασία με το τμήμα αγορών και την αποθήκη θα πρέπει να έχει ξεκαθαρίσει τις συσκευασίες αγοράς, πώλησης, παραλαβής και αποθήκευσης. Ολα αυτά θα πρέπει να γίνουν σωστά και έγκαιρα.
Ομως κακά τα ψέματα. Δυστυχώς στην Ελλάδα μόνο όταν υπάρχει «ο φόβος του super market» υπάρχει αποτέλεσμα. Μόνο τότε η εφαρμογή του Barcode είναι αποτελεσματική.
Επίλογος
Ανεξάρτητα λοιπόν από την τεχνολογία που θα επιλέξει η επιχείρηση, θα πρέπει πριν από οτιδήποτε να γνωρίζει πολύ καλά το λόγο και το κόστος του συνολικού εγχειρήματος. Διότι αν η προσδοκία δεν συνοδεύεται από σωστά και καλά οργανωμένη εφαρμογή τότε οι νέες τεχνολογίες, που μέσα σε αυτές ανήκει το Barcode και το RFID, απλά θα είναι παρεξηγημένες και δυσπρόσιτες.